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むじゃき

なんでもかんでもアウトプット 一日一新 抽象化する思考

自分の働き方をアウトプットしてみる

今年は働き方改革を推し進めようという気概をいろんなところで感じる、今日この頃。

ふと、自分の働き方をアウトプットしてみることしてみました。
アウトプットすることで、より作業効率化できる部分を探すことができるかもしれないから。

働き方のコンセプト

働き方にはコンセプト、目的がある、と考えています。
たとえば、「早く帰るため」「出世するため」など、何かしらの目的があると思います。
それを自覚しているかしていないかというのはありますが。

私のコンセプトを書き出して、一言にまとめてみますと、

自分の仕事をなくす

です。

過去にも思っていましたが、システムエンジニアという仕事は、自分の業務を食いつぶす仕事である、と考えています。

私の行う「システムエンジニア」という業務は、お客様にITツールを提案して、使えるところまでを作成、チューニング、サポートすること。

お客様視点から見れば、
そのITツールを使えるようになったら、システムエンジニアはお役御免です。
お役御免は言い過ぎかもしれませんが。

たとえば、お客様が使い方を知らない・わからないITツールに対して、システムエンジニアは使い方を教えるために、説明書(手順書)を作ります。
説明書があれば、お客様はITツールの使い方がわかりますので、システムエンジニアは、質問に答えるくらいのサポートのみとなります。
説明書というアウトプットによって、教えるという仕事がなくなったといえるかもしれません。

※細かい話をすれば、ITツールの日常的な運用を行えるのか、とかITツールのバージョンアップとか色々ありますが、私の担当する業務では、メイン業務には据えていません。

なので、仕事はなくなるものである、という認識を日頃から持つようになり、
それがそのまま働き方のコンセプトになりました。

ネガティブな印象が強いかもしれませんが、ポジティブに言い換えると、

自分の仕事をなくす = 自分がいなくても進む仕事にする

自分がいなくても進む仕事は、最高です。
自分が遊んでいても暮らせるようになるから。

さて、そんなコンセプトを持たせた働き方の方法を3つアウトプットしてみます。

All in OneNote

自分がいなくても進むようにするためには、もうひとりの自分がいれば良いでしょう。
そんな簡単な発想ですが、それを実現しようとするにはどうしたらいいか。

それは、
調べたこと、考えていること、やりたいこと、やらなければいけないことを
すべて脳の外に書き出してしまえば良いのです。
思考をすべて何かに書き出してしまえば、その何かは、もうひとりの自分といえるのではないのでしょうか。

そこで、考えたのが、思考すべてを「メモ」に書き出すことでした。

メモとして利用しているのは、アナログなメモ帳やノート、PC上のメモ帳などいくつかありますが、
最終的に書き出す(まとめる)先は、「OneNote」というツールです。

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スマホでもPCでも同じ情報を共有でき、自由にノートを作れる「OneNote
今では、思考の書き出しが進んでいて、OneNoteの方が賢い(過去のメモ内容が鋭い)こともあります。

一日の計画は出社後にあり

思考を書き出すというのは、過去に対するもうひとりの自分を作る行為です。
では、未来に対するもうひとりの自分を作るには、どうしたらいいか。
計画を立てれば、未来に対するもうひとりの自分を作れそうです。

出社してすぐ、私は仕事に取り掛からない、というか取り掛かれません。
モチベーションの問題もあるかもしれませんが。

出社したら、まずは愛用のA4ノートを取り出し、一日の計画を立てます。

オキナ プロジェクトリングノートA4 50枚 PNA4S

オキナ プロジェクトリングノートA4 50枚 PNA4S

⇒愛用のA4ノート

取り出したノートの1ページを16個のマス目とメモ欄に分けます。

メモ欄には、今日やらなければならないこと、やりたいことを他の資料やメモ(OneNote)から箇条書きで書き写します。
すでにOneNoteには、タスク単位でやりたいこと、やらなければならないことが分解されています。
ちなみに私の定義する「タスク」は、

15分ほどで完結するくらいの手順が明確化された作業

のことを指します。

そして、それを16個のマス目に当てはめていきます。

16個のマス目には、左上を基準として、横軸を優先度、縦軸を時間とする書き込みルールを設けています。

優先度の高いタスクは、より左側に。
時間的に先にやらなければならないことは、より上側に。

1マスには複数のタスクを書いたりしますが、それは同時にできる場合に限ります。
たとえば、AさんとBさんにメールを送る、といった具合です。

メモ欄に書いたことが、16個のマス目に当てはめ終われば、1日の計画が終了します。
※16個のマス目すべてを埋めるわけではありません。

1日の計画が終われば、だいたいの仕事終了の時間目安がわかります。
(最近は予定外の仕事が多いので、計画通りというわけにはいかない日が多いですが)

手順化至上主義

もうひとりの自分を作る方法は、思考をすべて書き出すの他に、行動の手順書を作る、というものもあると考えています。

初めて行う作業は、手順をメモに起こしながら、作業を進めていきます。
そうしておけば、将来、同じ作業を行う人(自分だけではなく、他の人)に対して、
その手順が書かれたメモを見せるだけで、その作業を行うことができます。
つまり、「その作業ができるもうひとりの自分」ができあがります。

手順にする必要があるかどうかを考える必要はありますが、
些細な手順をたくさん作り、自分の脳の外に行動の手順をアウトプットしておきます。

メリット・デメリット

この働き方は、万能ではありません。
いくつかのメリット・デメリットがあり、
これらのアウトプットの方法は、私の最善に向けて日々変化しています。

メリット

脳の空き容量が増えた気がします。
覚えておくことをすべて書き出してしまうため、前よりも深く広く考えられるようになります。
また、思考が書き出されることによって、目で見ることができるようになり、精神的に安心します。
あと、これだけの作業があるといった具合に。

デメリット

すべてを預けすぎてしまっていて、反応が鈍くなるときがあります。
スマホやPCがないとき、つまりOneNoteを使えないときは、過去や未来のことに対して、思い出すことが難しくなります。

この辺のバランス感覚は、まだまだ調整中です。

まとめ

長々と書きましたが、
要するにOneNoteは凄いよ、ということを言いたいだけかもしれません。

ふむ、こうしてアウトプットしてみると、
OneNoteへの依存度が高いことがわかったので、
片手で持てるサイズのタブレットが欲しくなってきました。

でも、アナログなメモ帳も捨てがたいです。
キーボードだけでは、漢字の書き取りに自信がなくなっていきますから。。。

以上、たろいもでした。