私のタスク管理システムを図解してみる、連携って大事
ふと思い返してみると、自己流タスク管理システムの構築・運用を始めて4年程。
いろいろと紆余曲折ありましたが、現在の型が今までで一番ワクワクするのでアウトプットします。
文章ではシステム全体を伝えるのが難しいので、図解しました。
また、自己流タスク管理システムという単語が長いので、以下、たろいもシステムと名付けます。
システム構成図
コンセプト
All In OneNote
自他ともに認めるOneNote信者です。
何をするにもまず、OneNoteに書いてから、という考え方を中心にタスク管理システムは構成されています。
システムコンポーネント
Evernoteやタスクシュートなどいろいろと試してみましたが、以下の7つのシステムコンポーネントを使用しています。
ToDoist
プロジェクト管理用タスクリスト
単発的なタスクではなく、2つ以上のタスクによって達成されるタスク(プロジェクト)を一元管理しています。
たろいもシステムの中では、新顔です。(3カ月くらい)
Toodledo
実行時間管理用タスクリスト
すべてのタスクの実行タイミングを管理しています。
一言で言えば、自分だけの時間割り表です。
3時間ごとに実行するタスクを配置し、タスクをこなしていきます。
たろいもシステムで一番の古株です。
今を記録する
ふと思うことを書きだすことで、その時の気分を記録しています。
あと、自分のお気に入りも記録できるようにしています。
Slack
システムの中継
OneNoteは、IFTTTなどの連携システムとあまり相性が良くありません。
そこで、Slackに一旦集め、そこからメールを飛ばすことで、OneNoteに記録させます。
OneNote
すべてを記録する中核
すべての情報を記録させることで、検索性や視認性を高めています。
問題点は、OneNoteの容量がすごいことになっていること・・・Office 365 Soloを解約できません。。。
Toggl
Toggl - Free Time Tracking Software
実行時間の記録
ライフログ的な意味合いが強く、たまに振り返って作業時間の把握に使ったりします。
あまりプライベートの時間を記録せず、もっぱら仕事の時間を計測しています。
Google Calender
人生のライフログ
Togglのデータをインポートし、いつ何をしていたのかを一見で把握できるようにしています。
システム連携
主なシステム連携は、IFTTTで行っています。
IFTTTと似たZapierも使っていましたが、回数制限や実行結果があまり好みではありませんでした。
ifttt.com
ToDoist >>> Toodledo
IFTTTによる連携を行っています。
ToDoistで完了を選択すると、Toodledoでタスクとして登録されます。
Toodledo >>> Slack
IFTTTによる連携を行っています。
Toodledoで完了を選択すると、Slackに書き出されます。
Slack >>> OneNote
Google Apps Script によるスクリプト実行を行っています。
Slackに書き出された一日をOneNoteにメールしています。
ちょっとだけ、エンジニアっぽいですね。
Twitter >>> OneNote
IFTTTによる連携を行っています。
Twitterでのつぶやきやお気に入りをOneNoteに書き出されます。
Twitter >>> Slack
SlackによるAPI連携を行っています。
ここはまだ、IFTTTとの連携と比較検討中な部分です
Toggl >>> Google Calender
手作業によるエクスポート、インポートを行っています。
自動実行(Zapierによる連携)も考えたのですが、あまり良い感じにならなかったので不採用としました。
今後の展開
ライフログをどうにかOneNoteに集めることができればなと思っています。
また、このほかにGoogle Keep も使用しているため、そのアーカイブをOneNoteにどう持っていくかを考えたいところです。
まとめ
Webシステムの名前だらけで、とっつきにくいかもかもしれませんね。
私は、こういった仕組み作りが大好きなので、そういった意味ではシステムエンジニアには向いているのかもしれません。
使い勝手が良くなるように、いろんなものを組み合わせて自分だけのシステムを作り上げていきたいです。
以上、たろいもでした。
