むじゃき

なんでもかんでもアウトプット 一日一新 抽象化する思考

時間割りを作ってみる、そんなタスク管理

タスクの見積もり方法を日々模索している中で、個人的にピンときている方法があります。
今日はそれをアウトプットしようと思います。

ひとことでいえば、
20分1コマの時間割りを作る、という方法です。

きっかけ

この記事から、「ストーリーポイント」という発想を得ました。

liginc.co.jp

それぞれのチケットに対して「ストーリーポイント」と呼ばれるポイントをつけていきます。時間や日数で見積もりをするのは無駄というのは先ほど述べたとおりで、そのかわりに単位を持たない「ポイント」で見積もるわけです。
ストーリーポイントは1, 2, 4, 8……と、2のn乗に設定します。これはチケット同士のボリュームを比較して、見積もりをしやすくするためです。例えば、すでに原因の目星がついているバグ修正を2とすれば、原因調査からやらなければならない場合はその倍で4、といった具合です。通常は4を最大とし、8以上のものはさらに細かいチケットに分解するのがよいですね。

とりあえず、模倣してみました。
そこで、この作業見積もりの方法をどこかで体験したことがあったように感じました。

なんだろう、と考えてみると、学校で導入されている「時間割りの1コマ」という方法に近いことに気付きました。

時間割りという方法

引用します。
時間割 - Wikipedia

時間割(じかんわり)とは、一日の授業や作業を時間区分に割りふること、またそれを表にしたもの、タイムテーブルという。

時間区分で割り振られているとありますが、時間割りの1コマというのは、学校によって時間はマチマチです。
1コマ45分だったり、50分だったりします。

ストーリーポイントを設定する、というととてもとっつきにくい話になりますが、時間割りを作る、というとなんだか親しみが湧いてきました。

そこで時間割りを作る、という方法を中心に1日のタスクを見積もってみることにしました。

具体的な方法

何週間か、時間割りを作り続けて、以下の方法であれば、タスクを自由にコントロールができるような状態になってきました。

1. 1日を3時間ずつに割る (大コマ)

24時間という長さの計画を立てるのは、私にとって、とても難しいことでした。
そこで、計画できる範囲を考えてみて、1日を8等分することにしました。

こんな感じです。

6:00~9:00
9:00~12:00
12:00~15:00
15:00~18:00
18:00~21:00
21:00~24:00

3時間であれば、計画を立てるのが苦ではありません。
おそらく、ざっくりと午前中にやりたいこと、というように日頃から計画を立てやすい範囲の話だからなのかもしれません。

※この辺の考え方は、以下の記事を参考にしています。 cyblog.jp

2. 3時間を20分ずつに割る

さて、3時間をさらに割っていきます。
ここで、30分だったり、10分だったりと割っていきましたが、最終的に20分が一番妥当だということに気付きました。

20分が妥当という理由は、
「折り返し地点(10分)がわかりやすい」
「個人的な集中力持続の限界点」
「15分作業・5分休憩」
「1回の長い休憩(散歩)が15分くらい」
です。

1コマ20分、9コマで3時間です。

3. 20分でタスクを区切る

さて、1コマ20分となりました。
では、それに合わせてタスクを分割していきます。

たとえば、「報告資料を作る」というタスクがあった場合、それを20分でできる範囲に区切っていくと・・・

報告資料の目的を考える
報告資料の目次を作る
報告資料の1~5ページまでを作る (1ページ4分)
報告資料の6~10ページまでを作る (1ページ4分)
報告資料の全体を見直す
報告資料のレビュー結果を修正する

といった具合に分割できました。
10ページの資料であれば、だいたい6コマくらいでできあがることに。

4. 時間割りを作る

さて、1コマ20分として、その中でできることが決まりました。
これを3時間の枠組みにどんどん当てはめていきます。

2時間まるごとの時間を確保するのは、難しいかもしれません。
しかし、20分であれば、あの会議とこの会議の間でも確保できそうです。

時間割りを作るときの注意点としては、3時間9コマ全部を使わないことです。

なぜなら、
おっと、なんだがよくわからない会議依頼が!
おっと、別の作業の割り込みが!
おっと、同僚との雑談が!
といった具合に計画とずれることが多々あります。

それを受け入れる時間を2コマくらい残しておくのが良いです。
休憩もしたいですし。

なお、3時間の計画がずれた場合は、次の3時間の計画を簡単に見直します。

初めて時間割りを作ってみたときは、どんどんタスクが遅れていくのが実感できて怖かったです。
しかし、それは見積もりと現実のギャップがたくさんあったということです。明日、それを埋めていけば良いだけです。

今のところ感じているメリット

パーキンソンの法則・学生症候群の対策

仕事が遅れる理由となりやすい要因を対策することができます。
なにせ、1コマ20分しかないので、その中で決めたタスクをこなそうという意識が働きます。

パーキンソンの法則 - Wikipedia

パーキンソンの法則
第1法則
仕事の量は、完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する
第2法則
支出の額は、収入の額に達するまで膨張する

www.itmedia.co.jp

学生症候群
納期のある作業を行う際に、余裕時間があればあるほど、実際に作業を開始する時期を遅らせてしまうという、多くの人間に見られる心理的行動特性のこと。

残業時間の把握

1日でしたかったことを中心に時間割りを組むことで、今日の終わり時間をだいたい予測できます。
定時後に予定を入れている場合は、時間割りを作る段階で遅れそうなことがわかった場合、上司に相談してタスクをずらしてもらう、といった調整ができます。
上司としては、帰宅直前でいわれるより、午前中に言われるほうが、心理的にも受け入れやすいと考えています。

タスク進捗の明確なパーセンテージ化

1コマ20分でタスクを分割していくことで、タスクが一体何コマで終わるのかがわかります。
すると、今、進捗がどれくらいなのか、というのも把握することができます。
直感的な「50%くらい」ではなく、「6コマのうち3コマが終わったから、50%」と根拠ありきの進捗が得られます。

まとめ

時間割りを作るのは、最初はとても面倒です。
まずは、タスクを20分ごとに区切ってみるのを行ってみるといいかもしれません。
それを1日のどこに当てはめるかを考えてみると、おのずと時間割りっぽいものができあがります。

あと、20分はあくまで目安です。
1分過ぎたら、もうダメだ! というものではありません。
一日、どれくらいの作業ができるのかを測るための目安です。

ちなみにこのブログ記事は、3コマで書き上げ、1コマで投稿です。

以上、たろいもでした。